ここでは歯科医院の予約キャンセルについて調査しました。主なキャンセル理由とキャンセルによる損失額について算出。またキャンセル数を減らすためにどうしたらよいのか、レセコン活用法についても解説します。
キャンセルしてしまう理由
忙しくてうっかり忘れる
予約を入れて行くつもりでいても、仕事などで忙しく気がついたらすでに間に合わなかったという理由です。無断キャンセルになってしまったため、後から電話しにくくなりそのまま行かなくなるパターンです。
面倒だから行きたくない
患者が歯科医院に行く重要性を感じなくなっているケースです。とりあえず痛みもおさまり、行くのが面倒になりキャンセルしてしまいます。治療が途中で中断してしまう理由の一つにもなっています。
天候が悪い
面倒だから行きたくないのと似ていて、天気が悪くて外出が億劫になるケースです。時には台風などの災害で交通機関がストップしてしまうことは起きますが、この場合は気分が乗らないのが主なキャンセル理由です。
自己判断
治療が途中なのにも関わらず、勝手に自己判断して行かなくなるパターンです。もともと歯医者が嫌いで、痛い治療は受けたくないという人に見られます。歯科医院にとっても患者本人にとってもマイナスにしかなりません。
キャンセルによる損失
何らかの理由で予約をキャンセルし、別の日時に変更なら問題はないですが、無断キャンセルは歯科医院にとって損失につながります。一般的な歯科医院のキャンセル率は約10％*と言われています。
受け入れ態勢によっても異なりますが、1日50件予約がある歯科医院では5件のキャンセルが発生することになります。患者一人当たりの診療報酬を5,000円、1ヶ月の稼働日数を20日と想定すると月に50万円、年間では600万円の損失となる計算です。
参照元：ADI.G（https://adig.jp/blog/article_230006/#:~:text=日本の歯科医院における,にはなりません。）
- 1ヶ月の損失額：5,000円×5（件）×20（日）＝50万円
年間の損失額：50万円×12＝600万円
以上のことから、歯科医院ではキャンセル率を抑えることができるかどうかで、経営に大きな影響を与えることがわかります。自院のキャンセル状況や理由を分析し対応することは、必須事項と言えるでしょう。
キャンセル対策に有効なレセコンの機能
歯科医院のキャンセル対策はスタッフ全員で取り組む必要があります。院長だけでなくスタッフ全員がキャンセルの現状や理由を情報共有し、無断キャンセルが発生しにくい環境を整えることが重要になります。
患者が面倒に感じたり気が進まなくなってキャンセルするのは、治療の重要性に対する認識不足です。対策には治療方法や治療計画について医師がしっかり説明すること、そのための資料や情報を提供することが求められます。
その中にはレセコンに搭載されている機能で解決できるものもあります。個人管理やリスト管理機能を利用してキャンセル種別ごとの集計や、キャンセルフォローの声かけリストを作成することが可能です。
また予約日時の直前に通知メールを送信してうっかり忘れを防止できますし、診療情報提供文書を作成し、患者に治療計画や方針を理解してもらうことは、自己判断による治療中断の発生を抑えることにつながります。
