ここでは歯科医院の新患数を増やしたり無断キャンセル数を減らしたいなどの、課題解決や業務を効率化するためのレセコンの活用法について解説。課題が発生する理由を明らかにした上で、何をすべきかについてご紹介します。
歯科医院で使いたい診療予約システムとは
現代の歯科医院運営において、患者さんの利便性を高めるとともに、効率的な診療スケジュール管理を実現するためには、診療予約システムの導入が不可欠です。
診療予約システムとは
診療予約システムは、歯科医院の予約受付業務を自動化し、患者さんと医院の双方にメリットをもたらすデジタルツールです。患者さんの予約情報はリアルタイムでシステムに反映され、医院側は予約状況を一目で把握できるため、スムーズな診療スケジュールの管理が可能になります。
診療予約システム（webベース）
Webベースの診療予約システムは、インターネットを通じて患者さん自身が24時間いつでも予約を行えるサービスです。スマートフォンやパソコンからアクセス可能で、患者さんは自宅や外出先から手軽に次回の診療予約を確定させることができます。
導入のメリット
診療予約システムを導入することで、歯科医院は以下のようなメリットを享受できます。
- 患者満足度の向上：患者さんは自分の都合の良い時に予約が取れ、待ち時間の削減が期待できます。
- 受付業務の効率化：受付の手間が減り、スタッフはより質の高い患者対応に時間を割けます。
- ノーショーの減少：自動リマインダー機能により、予約忘れを防ぎます。
- スケジュール管理の最適化：空き時間を把握しやすくなり、診療効率が向上します。
レセコンと連携するとできること
レセプトコンピュータ（レセコン）と診療予約システムを連携させることで、予約データと患者の診療情報が一体化し、さらに多くの利点が生まれます。
- 情報の一元管理：患者のカルテや診療履歴と予約情報を統合し、一貫した患者管理が可能になります。
- 精度の高い予約管理：診療の内容に応じた時間割り当てが可能になり、より適切な予約スケジュールが組めます。
- 自動化された請求プロセス：診療情報と連動して請求書の作成が自動化され、請求ミスの減少につながります。
このように、歯科医院における診療予約システムの導入は、患者サービスの向上とクリニック運営の効率化を両立させる重要なステップです。患者さんの利便性を追求し、医院の生産性を高めるためにも、最新のシステム導入を検討する価値は大いにあります。
歯科医院で使いたい自動釣銭機とは？
歯科医院の効率化と患者サービスの向上を図るために、自動釣銭機の導入は非常に有効な手段です。
自動釣銭機とは
自動釣銭機は、現金取引時のお釣りを自動で計算し、支払いをスムーズに行うための機械です。患者さんが支払う現金を機械が受け取り、正確な額の釣銭を返却します。これにより、受付スタッフの負担を軽減し、会計業務の時間短縮とミスの防止を実現します。
導入のメリット
自動釣銭機を歯科医院に導入するメリットは多岐にわたります。
- 効率的な会計処理：人手を要する釣銭の計算や準備が不要になり、受付業務のスピードアップが図れます。
- ヒューマンエラーの低減：釣銭の計算ミスがなくなり、会計時の正確性が向上します。
- 衛生的な取引：現金の直接的な手渡しがなくなるため、衛生的な環境を保つことができます。
- 患者満足度の向上：支払いの速さと正確さは患者さんの満足度を高め、クリニックのイメージアップに繋がります。
レセコンと連携するとできること
自動釣銭機をレセプトコンピュータ（レセコン）と連携させることで、さらに便利な機能を享受できます。
- 自動会計：レセコンからの診療データに基づいて、会計情報が自動釣銭機に送信され、正確な会計が行えます。
- データ管理の一元化：会計情報がレセコンに蓄積され、患者さんの診療情報と統合されます。これにより、財務管理が容易になります。
- 時間削減：会計にかかる時間が大幅に削減され、受付スタッフが他の業務に集中できるようになります。
自動釣銭機の導入は、歯科医院における効率化のみならず、患者さんに対するサービス品質の向上にも寄与します。レセコンとの連携によって、より高度な管理とサービスが可能になるため、歯科医院運営の近代化に不可欠な投資と言えるでしょう。
新規患者の数を増やしたい
新規患者の獲得には受け入れるルートを多く確保する必要があり、新規ルートを増やすのではなく新患の取り逃しを減らすことに重点を置きます。電話がつながりにくかったり、予約がとれないなどが取り逃しの要因となります。
こうしたことは通常業務の中で発見しにくく解決策の検討が必要です。スタッフ全員に新患受け入れの意識をもってもらう教育を徹底し、スムーズな予約に関してはレセコンの管理機能を利用することも有効です。
無断キャンセル数を減らしたい
患者が予約をキャンセルしてしまうのは、忙しくてうっかり忘れたというミス以外にも、面倒だから行きたくない、天候が悪い、勝手な自己判断により行かなくなるなど治療に消極的なことが要因として考えられます。
無断キャンセルは歯科医院にとって損失につながるため、対策のためには院長だけでなくスタッフ全員で取り組む必要があります。レセコンに搭載されている個人管理や予約管理、通知メール機能などもキャンセル防止に役立ちます。
リコール率を上げたい
定期検診を継続しなくなる理由は、患者が通院に消極的で何らかの障壁があると行かないからです。リコール率を上げるためには治療終了後1回目のアポイントを1ヵ月後にしたり、自分は特別という意識を持ってもらうなど続けられる環境を整えます。
また無断キャンセル・予約変更などを記録し患者の意識や行動傾向を把握することが重要ですが、レセコンのリコール機能を活用すればキャンセル状況をリスト化したり、定期検診の通知メール送信、DM作成などが簡単にできます。
業務効率化をはかりたい
歯科医院の電子レセプト普及率は高く、レセコンは必須です。レセプトに記入漏れやミスがあると返戻されるため、レセプトを点検・作成してくれるレセコン活用は業務負担軽減につながります。
この他にもレセコンには経営分析機能や患者へ提供文書作成機能が付いているものがあり、電子カルテとの親和性も高く、連動・一体化することで歯科業務の効率を大幅に向上することが可能です。
レセコン連動できるPOSレジは導入すべき？
POSレジにレセコンを連動させられれば、クリニックの会計業務負担はかなり軽減します。人手不足に困っている場合などは特に、重宝するでしょう。ただし、費用や操作方法の習得、停電時の対処などの負担も生じるため、慎重な検討が必要です。
レセコンのサブスクとは？経営上のメリットについて
サブスクとは、月額などの定額料金を支払って商品やサービスを利用することです。歯科医院向けレセコンのサブスクは、一般的なサブスクを歯科医院のレセプトコンピューターの提供方式に合わせて対応したものになります。
患者とのコミュニケーションの質を高めたい
歯科医院において、患者さんとコミュニケーションをとることは非常に大切です。歯科レセコンでは患者さんのさまざまな情報を記載することができるため、コミュニケーションのサポートツールとして活用することができるでしょう。
